Projektassistenz (m/w/d)

Energy Wir bei Jacobs stellen uns der Herausforderung von heute, die Zukunft neu zu erfinden. Wir befassen uns mit den zentralen Problemen der Welt in Bezug auf wachsende Städte, widerstandsfähige Umwelt, unternehmenskritische Ergebnisse, operativen Fortschritt, wissenschaftliche Entdeckungen und modernste Fertigung und wandeln abstrakte Ideen in die Realität um, die die Welt zum Guten verändert.

Dein Aufgabengebiet

Als Projektassistenz unterstützen Sie projektübergreifend die Projektteams bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben. Ziel der Rolle ist es, Projektsteuerung, Terminplanung sowie bestehende Assistenzfunktionen wirksam zu entlasten und einen reibungslosen administrativen Projektbetrieb sicherzustellen.

Deine Aufgaben:

• Unterstützung der Projektteams bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Tätigkeiten

• Vorbereitung, Pflege und strukturierte Ablage projektbezogener Unterlagen gemäß Vorgaben

• Unterstützung bei der Nachverfolgung offener Punkte, Maßnahmen und Termine

• Vor und Nachbereitung von Meetings (u. a. Terminorganisation, Kalenderpflege, Protokollentwürfe)

• Erstellung einfacher Übersichten, Tabellen und administrativer Auswertungen

• Organisation, Buchung und Koordination von nationalen und internationalen Dienstreisen inklusive Pflege aller reisebezogenen Informationen

• Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Genehmigungsprozesse

• Bedarfsorientierte Unterstützung der Projekt und Teamassistenz sowie Übernahme von Vertretungsaufgaben im Backoffice

• Enge Zusammenarbeit mit Projektmanagement, Projektsteuerung, Terminplanung und Assistenzfunktionen

• Sicherstellung eines reibungslosen administrativen Projektbetriebs

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Projekt oder Office Management oder eine vergleichbare Qualifikation

• Erste Erfahrung in der Projektassistenz, im Backoffice oder in einer administrativen Funktion wünschenswert

• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise

• Organisationsstärke und ausgeprägte Service und Kommunikationskompetenz

• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook); Erfahrung mit Projektmanagement Tools von Vorteil

• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse wünschenswert (insbesondere für Reiseorganisation)

Unser Angebot:

• Befristete Anstellung (bis min. Ende 2027) in nachhaltigen, zukunftsweisenden Projekten

• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

• Firmenfitness

• Job Rad Leasing

• Vermögenswirksame Leistungen und Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge

• Individuelle Karriereentwicklungsmöglichkeiten sowohl in Deutschland als auch international

• Diverse Mitarbeiternetzwerke

#LI-CM1

We value collaboration and believe that in-person interactions are crucial for both our culture and client delivery. We empower employees with our hybrid working policy, allowing them to split their work week between Jacobs offices/projects and remote locations enabling them to deliver their best work.

Your application experience is important to us, and we’re keen to adapt to make every interaction even better. If you require further support or reasonable adjustments with regards to the recruitment process (for example, you require the application form in a different format), please contact the team via Careers Support .

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Hannover	All DE Regions	Germany