Assistenz der Fachbereichsleitung

WIR SUCHEN EINE*

Assistenz der Fachbereichsleitung

als Sachbearbeiter*in für Büromanagement im Vorzimmer der Fachbereichsleitung des Fachbereichs Planen und Stadtentwicklung.

Das Team des Fachbereichs Planen und Stadtentwicklung kümmert sich mit rund 400 Mitarbeitenden in sechs Bereichen um alle städtebaulichen Planungen in der Landeshauptstadt Hannover, erteilt Baugenehmigungen, erarbeitet mit Hilfe von Geodaten die Grundlagen der Stadtentwicklung sowie die Mobilitätsplanung, unterstützt bei der Wohnungssuche und engagiert sich in den Quartieren für die Stadterneuerung, die Stadtgestaltung und die Denkmalpflege.

• Geschäftsführung des Büros der Fachbereichsleitung, z.B. Terminplanung und -koordination (E-Mail, Telefon, Schriftverkehr), Organisation von Dienstreisen, Postbearbeitung, Bearbeitung telefonischer Anfragen etc.
• Priorisierung der Vorgänge im Funktionspostfach, ggf. Vorlage der Fachbereichsleitung und/oder Weiterleitung an die zuständigen Bereiche und Sachgebiete
• Übernahme allgemeiner Verwaltungs- und Organisationsaufgaben, z.B. Recherche und Vorbereitung von Unterlagen und Drucksachen für die Fachausschüsse und Betreuung dieser im Intranet oder das Führen der Vorgangsakten
• Besprechungsmanagement
• Sachbearbeitung zur Unterstützung im Fachbereich
• Vertretung der Verwaltungskraft im Büro der Bereichsleitung

• eine entsprechend erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Rechtsanwalts- und / oder Notarfachangestellten, Kauffrau*mann für Büromanagement / Bürokommunikation oder Industriekauffrau*mann
• daneben können sich auch Personen bewerben, die über einen erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder einen gleichwertigen Abschluss verfügen
• sowie eine nachgewiesene einschlägige Berufserfahrung, idealerweise im Sekretariat oder alternativ in der Büroorganisation bzw. in einer Assistenzfunktion

Darüber hinaus verfügen Sie über folgende Fähigkeiten und Kompetenzen:

• hohe Einsatzbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• sicheres und freundliches, aber auch verbindliches Auftreten
• gute mündliche und schriftliche Kommunikations- und Dokumentationsfähigkeit
• für die Arbeit ist das sichere Beherrschen der deutschen Sprache in Wort und Schrift erforderlich (Sprachniveau C1 des GER). Personen, die ihren Schulabschluss an einer nicht deutschsprachigen Einrichtung erworben haben, müssen diese Sprachkenntnisse durch ein entsprechendes Zertifikat nachweisen
• fundierte Kenntnisse in den gängigen Anwendungen der MS-Office-Programme (insb. Word und Outlook)
• Teamfähigkeit, Organisationstalent und Zuverlässigkeit

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgabe im öffentlichen Dienst
• einen sicheren Arbeitsplatz sowie eine attraktive Vergütung
• Home-Office-Möglichkeiten und flexible Arbeitszeitmodelle (s.u.)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche
• vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten
• bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen eine Jahressonderzahlung
• eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung
• im Einzelfall eine Leistungsprämie
• ein attraktives Job-Ticket für den öffentlichen Personennahverkehr
• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Dienstrad-Leasing
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote

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