Assistenz Vorstand (m/w/d)

Assistenz Vorstand (m/w/d) für die Stiftung Kultur Palast (ab 30 Stunden pro Woche)

Die Stiftung Kultur Palast Hamburg sucht ab sofort eine versierte Persönlichkeit für den Bereich Vorstand und Intendanz.
Die Stiftung Kultur Palast Hamburg ist seit über 46 Jahren im Stadtteil Billstedt und seit 4 Jahren auch in Harburg aktiv. Sie engagiert sich mit ihrer Stadtteilkulturarbeit auf vielfältigen Ebenen: von der Zusammenarbeit mit sozialen Einrichtungen (Kitas, Schulen, Trägern) über Kooperationen mit lokalen Unternehmen bis hin zur direkten Arbeit mit Kindern, Jugendlichen und Familien - im Quartier und darüber hinaus in ganz Hamburg.
Mit den Projekten Klangstrolche (musikalische Frühförderung), der HipHop Academy Hamburg (Nachwuchs- und Talentförderung) sowie dem Musikclub Bambi Galore ist die Stiftung überregional sichtbar und in vielfältige Netzwerke eingebunden.
Ihr Aufgabenprofil:

• Terminkoordination und -vereinbarung, Vorbereitung von Meetings und Sitzungen
• Verantwortlich für die Kommunikation des Vorstandes in alle Organisationsbereiche
• Kontaktpflege und Kommunikation mit Behörden, Förder*innen, Geschäftspartner*innen, Besucher*innen, Kooperationspartner*innen
• Verfassen von Schriftsätzen und Protokollen
• Erstellen von To-Do-Listen, Priorisierung von Aufgaben und Einhaltung von Fristen
• Verantwortlich für administrative Aufgaben, wie den Schriftverkehr des Vorstands, Anfertigung von Präsentationen gem. Vorgabe, Aufarbeitung und Zusammenfassung von Texten
• Analyse der bestehenden und Entwicklung effizienter, administrativer Sekretariatsabläufe
• Eigenständige Recherche und Zusammenführung von Informationskonvoluten
• Begleitung und Unterstützung des Vorstandes als Projektassistenz
• Prüfung von Standardverträgen und Zuführung in das Vertragsregister
• Pflege und Aktualisierung der Fundraisingbox (Tool zum Erfassen von Kontaktdaten)
• Erstellung von Kreditkarten- und Auslagenabrechnungen

Unsere Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium in einer kultur-, wirtschafts- oder verwaltungswissenschaftlichen Fachrichtung oder vergleichbar
• Arbeitserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit
• Teamfähigkeit und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Die Bereitschaft, sich in neue Aufgaben einzuarbeiten
• Strukturierte, selbständige Arbeitsweise
• Bereitschaft zur Mithilfe bei Veranstaltungen
• Sicherer Umgang mit PC und in den gängigen MS-Office-Programmen

Wir bieten

• Eine unbefristete Stelle in einer gut vernetzten Hamburger Kulturinstitution
• Eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit
• 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage Woche)
• Zuschuss zum Deutschlandticket (HVV-Jobticket)
• Möglichkeit zur Nutzung eines Dienstrad-Leasings
• Vergütung in Anlehnung an TV-L

Sie werden in ein hochmotiviertes, professionelles und nettes Team von über 70 Mitarbeitenden eingebunden, das generationsübergreifend besetzt ist. Sie sollten zuverlässig, vertrauenswürdig und flexibel sein.

Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit ihrem Lebenslauf und einem kurzen Anschreiben bis zum 12.06.2026 per E-Mail an: [email protected]
Quelle und weitere Informationen: